Guide Agent Logistique AYOYA

Gestion des commandes et des livraisons

Bienvenue Agent Logistique AYOYA

Vous êtes responsable de la gestion des commandes et des livraisons sur la plateforme AYOYA. Ce guide vous aide à maîtriser votre interface de travail et traiter efficacement les commandes.

Vos missions principales

💡 Astuce: Consultez ce guide régulièrement pour rester à jour avec les nouvelles fonctionnalités.

Connexion à l'interface logistique

Accès à l'interface

Élément Valeur
URL https://votre-domaine.com/logistics
Identifiant votre-identifiant
Mot de passe Votre mot de passe personnalisé

Étapes de connexion

1 Ouvrez votre navigateur et accédez à https://votre-domaine.com/logistics
📱 Capture écran: Formulaire de connexion logistique
2 Entrez votre identifiant dans le champ prévu
3 Entrez votre mot de passe
4 Cliquez sur "Se connecter"
✓ Vous êtes maintenant connecté au système logistique!

Récupération de mot de passe oublié

1 Sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublié?"
2 Entrez votre email professionnel
3 Cliquez sur "Réinitialiser"
4 Consultez votre email pour le lien de réinitialisation
5 Créez un nouveau mot de passe et connectez-vous

Tableau de bord logistique

Le tableau de bord vous offre une vue d'ensemble de votre charge de travail et des performances.

Statistiques principales

Indicateur Description
Commandes à traiter Nombre de commandes en attente de confirmation
Commandes en livraison Nombre de colis actuellement en transport
Livraisons du jour Nombre de colis livrés aujourd'hui
Taux de livraison Pourcentage de livraisons réussies vs. annulées
Livreurs actifs Nombre de livreurs disponibles actuellement
Problèmes signalés Nombre de commandes avec anomalies

Raccourcis d'action rapide

En bas du tableau de bord, trouvez des boutons d'action rapide:

📊 Graphique: Vue du tableau de bord logistique

Gestion des commandes

Consultez, filtrez et gérez l'ensemble des commandes passées sur la plateforme.

Voir toutes les commandes

1 Cliquez sur "Commandes" dans le menu principal
📱 Capture écran: Menu principal
2 Une liste de toutes les commandes s'affiche
📱 Capture écran: Liste des commandes
3 Chaque ligne montre: Numéro de commande, Client, Date, Montant, Statut

Filtrer les commandes

Utilisez les filtres pour affiner votre recherche:

Filtrer par statut

1 Cliquez sur le filtre "Statut"
2 Sélectionnez un ou plusieurs statuts:
  • En attente (Pending)
  • Confirmée (Confirmed)
  • Assignée (Assigned)
  • En livraison (In Delivery)
  • Livrée (Delivered)
  • Annulée (Cancelled)
3 La liste se met à jour automatiquement

Filtrer par date

1 Cliquez sur le filtre "Date"
2 Sélectionnez une plage de dates:
  • Aujourd'hui
  • Dernière semaine
  • Dernier mois
  • Personnalisé
3 Validez votre sélection

Filtrer par zone de livraison

1 Cliquez sur le filtre "Zone"
2 Sélectionnez une ou plusieurs zones:
  • Zone 1 (Centre-ville)
  • Zone 2 (Périphérie)
  • Zone 3 (Banlieue)
  • Zone 4 (Région)

Rechercher une commande spécifique

1 Utilisez la barre de recherche en haut
2 Entrez:
  • Le numéro de commande (ex: #12345)
  • Le nom du client
  • L'adresse de livraison
3 Appuyez sur Entrée ou cliquez sur "Rechercher"

Détail d'une commande

1 Cliquez sur une ligne de commande pour l'ouvrir
📱 Capture écran: Détail commande
2 Consultez toutes les informations:
  • Numéro de commande
  • Données client (nom, email, téléphone)
  • Adresse de livraison
  • Articles commandés (quantités, prix)
  • Montant total TTC
  • Mode de paiement
  • Historique du statut
  • Livreur assigné (s'il existe)
💡 Conseil: Cliquez sur le numéro de commande pour voir les détails complets ou sur le client pour voir son historique.

Traitement des commandes

Suivez les étapes du traitement d'une commande de sa confirmation à sa livraison.

Workflow de traitement

Pending
→
Confirmed
→
Assigned
→
In Delivery
→
Delivered

Étape 1: Confirmer une commande

La première étape est de confirmer qu'une commande peut être traitée.

1 Accédez à la liste des commandes filtrées par statut "Pending"
2 Ouvrez une commande à confirmer
3 Vérifiez tous les détails:
  • Adresse de livraison complète et correcte
  • Articles disponibles en stock
  • Paiement reçu (si applicable)
📱 Capture écran: Détail commande avant confirmation
4 Cliquez sur le bouton "Confirmer la commande"
📱 Capture écran: Bouton Confirmer
5 Optionnel: Entrez des notes supplémentaires (ex: "Appeler avant livraison")
6 Cliquez sur "Valider la confirmation"
✓ La commande est maintenant confirmée! Le statut passe à "Confirmed"
⚠️ Si une commande ne peut pas être confirmée (stock insuffisant, adresse invalide), cliquez sur "Annuler la commande" et ajoutez une raison.

Étape 2: Assigner un livreur

Assignez une commande confirmée à un livreur disponible.

1 Ouvrez une commande avec le statut "Confirmed"
2 Cliquez sur le bouton "Assigner un livreur"
📱 Capture écran: Bouton Assigner livreur
3 Une liste de livreurs disponibles s'affiche
📱 Capture écran: Liste des livreurs
4 Choisissez un livreur en fonction de:
  • Zone de livraison (minimiser la distance)
  • Capacité de charge disponible
  • Emploi du temps (disponibilité)
  • Historique de performance
5 Cliquez sur le livreur pour le sélectionner
6 Confirmez l'assignation
✓ Le livreur a reçu l'assignation! Le statut passe à "Assigned"

Étape 3: Mettre en livraison

Mise à jour du statut quand le livreur prend la commande.

1 Ouvrez une commande assignée à un livreur
2 Cliquez sur le bouton "Mettre en livraison"
3 Confirmez que le colis a été remis au livreur
4 Optionnel: Entrez l'heure de prise en charge
5 Cliquez sur "Confirmer"
✓ La commande est maintenant en livraison! Le statut passe à "In Delivery"
💡 Le client reçoit une notification SMS/email avec le statut et les coordonnées du livreur.

Étape 4: Marquer comme livrée ou annulée

Finaliser la commande une fois le colis livré ou en cas de problème.

Marquer comme livrée

1 Ouvrez une commande en livraison
2 Cliquez sur le bouton "Marquer comme livrée"
3 Optionnel: Entrez la date/heure de livraison
4 Optionnel: Ajoutez une signature numérique ou preuve de livraison
5 Cliquez sur "Confirmer la livraison"
✓ La commande est livrée! Le statut passe à "Delivered"

Annuler une commande

1 Ouvrez la commande à annuler
2 Cliquez sur le bouton "Annuler la commande"
3 Sélectionnez la raison de l'annulation:
  • Client demande
  • Stock épuisé
  • Adresse invalide
  • Non payée
  • Problème livraison
  • Autre
4 Ajoutez une note explicative
5 Cliquez sur "Annuler"
⚠️ L'annulation est irréversible. Vérifiez bien avant de confirmer.

Gestion des livreurs

Gérez votre équipe de livreurs: ajout, modification, suivi de performance.

Vue d'ensemble des livreurs

1 Cliquez sur "Livreurs" dans le menu principal
📱 Capture écran: Liste des livreurs
2 Consultez la liste de tous vos livreurs avec:
  • Nom complet
  • Statut (Actif/Inactif)
  • Zone assignée
  • Nombre de livraisons du jour
  • Taux de réussite

Ajouter un nouveau livreur

1 Cliquez sur le bouton "+ Ajouter un livreur"
📱 Capture écran: Bouton ajouter livreur
2 Remplissez le formulaire:
  • Prénom - Ex: Jean
  • Nom - Ex: Dupont
  • Téléphone - Ex: +33 6 XX XX XX XX
  • Email - Ex: jean.dupont@email.com
  • Zone assignée - Choisir Zone 1, 2, 3 ou 4
  • Type de transport - Vélo, Moto, Voiture, Camion
  • Plaque d'immatriculation - Si applicable
📱 Capture écran: Formulaire nouveau livreur
3 Cliquez sur "Créer le profil"
✓ Le livreur a été créé! Ses identifiants de connexion lui seront envoyés par email.

Modifier les informations d'un livreur

1 Cliquez sur un livreur dans la liste
2 Cliquez sur le bouton "Modifier"
📱 Capture écran: Bouton modifier livreur
3 Modifiez les informations nécessaires:
  • Coordonnées de contact
  • Zone assignée
  • Type de transport
4 Cliquez sur "Sauvegarder les modifications"

Désactiver un livreur

Pour mettre temporairement un livreur en pause (congés, maladie, etc.):

1 Ouvrez le profil du livreur
2 Cliquez sur le bouton "Désactiver"
3 Sélectionnez la durée:
  • 1 jour
  • 1 semaine
  • 1 mois
  • Indéfini
4 Optionnel: Entrez une raison
5 Confirmez
✓ Le livreur est maintenant inactif et ne recevra plus d'assignations.

Réactiver un livreur

1 Ouvrez le profil du livreur inactif
2 Cliquez sur le bouton "Réactiver"
3 Confirmez

Consulter les statistiques d'un livreur

Suivez les performances de chaque livreur:

1 Cliquez sur un livreur
2 Consultez l'onglet "Statistiques"
📱 Capture écran: Statistiques livreur
3 Données disponibles:
  • Nombre total de livraisons
  • Taux de réussite (%)
  • Temps moyen de livraison
  • Évaluations clients (note sur 5)
  • Historique des livraisons (dernières 30 jours)

Explication des statuts

Comprendre les différents statuts d'une commande et leur signification.

Cycle de vie d'une commande

Statut Code Description Actions possibles
Pending pending Nouvelle commande reçue, en attente de confirmation par l'équipe logistique Confirmer ou Annuler
Confirmed confirmed Commande validée et prête pour la livraison. Stock réservé, paiement reçu Assigner un livreur ou Annuler
Assigned assigned Un livreur a été assigné à cette commande Mettre en livraison ou Changer de livreur
In Delivery in_delivery Le colis est actuellement en transit. Le livreur peut la localiser en GPS Marquer comme livrée ou Rapporter un problème
Delivered delivered Commande livrée avec succès au client Aucune (commande terminée)
Cancelled cancelled Commande annulée. Elle peut être annulée par le client ou l'équipe logistique Consulter la raison d'annulation

Raisons d'annulation possibles

Transitions de statut valides

Une commande doit suivre cet ordre de progression:

pending → confirmed → assigned → in_delivery → delivered
ou à tout moment
    ↓
  cancelled
⚠️ Note: Vous ne pouvez pas revenir à un statut antérieur. Une commande ne peut pas passer directement de "pending" à "in_delivery" (elle doit d'abord être "confirmed" puis "assigned").

Cas particuliers

Commande ne pouvant pas être livrée

Si une commande ne peut pas être livrée malgré plusieurs tentatives:

  1. Essayez de contacter le client
  2. Si impossible de livrer, annulez la commande avec la raison "Adresse retournée"
  3. Documentez la situation
  4. Remboursez le client si applicable

Problème découvert à la livraison

Si un problème est découvert lors de la livraison (article cassé, manquant, etc.):

  1. Le livreur refuse l'article et l'ajoute à la liste de renvoi
  2. Marquez la commande comme "Problème lors de la livraison"
  3. Créez une demande de retour
  4. Contactez le client pour arrangement

Questions Fréquemment Posées (FAQ)

Comment accepter l'assignation d'une commande?
Si vous êtes livreur, vous recevrez les assignations sur votre téléphone via l'application mobile AYOYA. Vous pouvez accepter ou refuser chaque livraison. Une fois acceptée, la commande passe au statut "Assigned" et vous recevez les instructions de livraison.
Quel est le délai pour confirmer une commande?
Les commandes devraient être confirmées dès que possible, idéalement dans les 2 heures suivant leur réception. Si une commande ne peut pas être confirmée (stock manquant, adresse invalide), elle doit être annulée et le client notifié dans les 24 heures.
Je ne peux pas assigner un livreur à une commande. Pourquoi?
Cela peut être dû à: 1) Aucun livreur disponible dans la zone, 2) Tous les livreurs sont à capacité maximale, 3) Les livreurs ne couvrent pas cette zone. Vous pouvez étendre la zone de recherche, attendre qu'un livreur se libère, ou contacter l'administrateur pour ajouter un livreur.
Comment modifier l'assignation d'un livreur?
Pour changer le livreur assigné: 1) Ouvrez la commande, 2) Cliquez sur "Changer de livreur", 3) Sélectionnez un nouveau livreur, 4) Confirmez. L'ancien livreur sera notifié qu'une commande a été retirée, et le nouveau recevra l'assignation.
Que faire si un client refuse la livraison?
1) Le livreur refuse le colis et le ramène à l'entrepôt, 2) Marquez la commande comme "Livraison refusée", 3) Contactez le client pour comprendre le refus, 4) Proposez une rélivraison ou remboursement, 5) Mettez à jour le statut en conséquence.
Comment générer un rapport d'activité?
Dans le menu principal, allez à "Rapports" → "Activité logistique". Sélectionnez la plage de dates et les paramètres (livreur, zone, statut, etc.). Cliquez sur "Générer le rapport". Vous pouvez exporter en PDF ou CSV pour analyse ou partage.
Comment tracker une livraison en temps réel?
Pour une commande "In Delivery", cliquez sur "Voir la localisation" ou "Tracking GPS". Vous verrez la position du livreur en temps réel sur une carte. L'URL de suivi peut aussi être partagée avec le client pour qu'il suive la livraison.
Quels sont mes horaires de travail assignés?
Consultez votre profil en cliquant sur votre nom en haut à droite. Vous verrez vos horaires de travail assignés et votre zone de responsabilité. Signalez tout changement à votre responsable logistique.
Comment signaler un problème avec une livraison?
Si vous êtes livreur: ouvrez la livraison dans l'app et appuyez sur "Signaler un problème". Si vous êtes responsable logistique: ouvrez la commande et cliquez sur "Signaler un problème de livraison". Sélectionnez le type de problème et ajoutez des détails/photos. Cela créera un ticket d'escalade.
Où puis-je voir mes statistiques de performance?
Si vous êtes livreur: consultez votre profil pour voir votre taux de livraison, avis clients, et historique. Si vous êtes gestionnaire: allez dans "Livreurs" et cliquez sur un livreur pour voir ses statistiques détaillées. Plus le taux de réussite est élevé, meilleure est la qualité de service.